実際の1on1での伝え方
事前準備をしっかりと行った後は、いよいよ1on1で伝えるときの方法です。1on1に限らず、自分の考えや思っていることを要領よく簡潔に伝えるのは難しいものです。
誰しも最初からうまく伝えることはできません。かく言う私も新卒1年目の頃は、先輩や上司に自分の考えをうまく伝えることができず、悩んだことが何度もありました。しかし、1on1を通じて練習を重ねることで、自然に伝え方を身につけることができました。
伝えるときに意識する5つのポイント
伝え方にはいくつかの重要なポイントがありますが、以下の5段階を意識することで、効果的に自分の考えを伝えることができます。
はじめのうちは、この5段階を意識して話すことは難しいかもしれませんが、練習を重ねることで、自然に意識することができるようになりますので、まずは意識して話すことから始めてみましょう。
1.自分が話したい順に話す
まず最初は自分が話しやすい順番で話してみましょう。最初は冗長に感じるかもしれませんが、段階的に要点を絞っていきましょう。
例: バグ修正進捗報告
「今、◯◯のバグを修正しているんですが、最初は本当に簡単な修正だろうと思ってました。結構よくあるパターンのバグだと思って、すぐに直せるだろうと思ったんです。でも、調べてみると、ちょっと予想以上に手間取ってて、最初はその原因が全然分からなかったんですよ。」
2.出来事順に話す
次の段階では、伝える内容を出来事順に整理して話すことが大切です。時系列で伝えることで、相手が理解しやすくなり、情報が整理された状態で話を進めることができます。
例: バグ修正進捗報告
「◯月◯日にデプロイ前の機能のテストをしている際にバグを見つけたんです。バグを発見した時は、これは簡単な修正で直せるものだと思っていたんです。でも調べていくうちに、実は◯◯の依存関係に起因していることが分かりました。最初はその部分を見落としていて、それに気づくまでにちょっと時間がかかりました。というのも、バグを見つけた直後に、別の保守作業の依頼対応と平行しながら進めていたので……」
3.相手が知らない情報を意識して伝える
相手が知らない背景や情報を伝えることが重要です。これにより、相手は状況をより深く理解でき、その後の対応についても理解しやすくなります。
例: バグ修正進捗報告
「実は、このバグの原因は◯◯モジュールと△△ライブラリが一緒に動作する際に起こる特殊なケースでした。これに関しては修正を進める中で気づいたんですけど、最初は全く想定していなかった部分だったんですね。そのため他の保守作業を優先してしまっていて、その分修正が遅れてしまいました。」
4.5W1Hを意識して話す
5W1Hを意識して話すことで、状況の具体的な理解が得られます。特に"なぜ"遅れているのか、"どのように"解決するのか、を明確に伝えることが大切です。ここまでできるようになると相手にとっても内容が理解しやすくなり、より効果的な1on1にしやすくなります。
例: バグ修正進捗報告
「修正が遅れている理由としては、◯◯と△△の依存関係に気づくのに時間がかかったからです。この依存関係を完全に把握することが難しく想定より時間がかかってしまいましたが、今はその部分をしっかり理解できました。このあと誤った依存関係の修正作業を進めて、今週中にテストを行い来週には完了させる予定です。」
5.改善点を求める
最後に、自分が話した内容に対して、相手に改善点を求めることで、より効果的なフィードバックを得ることができます。
例: バグ修正進捗報告
「修正が遅れている理由としては、差し込みの保守作業を優先してしまい、その結果◯◯と△△の依存関係に気づくのに時間がかかったからです。この依存関係を完全に把握することが難しく想定より時間がかかってしまいましたが、今はその部分をしっかり理解できました。このあと誤った依存関係の修正作業を進めて、今週中にテストを行い来週には完了させる予定です。自分ではある程度うまくやったつもりでしたが、より良くするために他になにかできたことがあるでしょうか？」
ここまで自分でできるようになれば、1on1での伝え方はかなりスムーズになるでしょう。
